ARS구축업체 알아보는 방법~!

 

 

 

안녕하세요! 콜센터 토탈 솔루션 킹콜입니다.

오늘은 ARS구축업체를 알아보는 방법에 대해

구체적으로 알아보는 시간을 가져보려고 합니다.

 

ARS는 한번 구축하면 고객이 전화를 걸 때마다 가장 먼저 만나는 접점이 됩니다.

메뉴 구성이 불편하거나 안내 멘트가 어색하면 고객은 상담원과 연결되기도 전에

불편함을 느끼고, 반대로 잘 설계된 ARS는 단순 문의를 빠르게 해결해 상담 업무

부담까지 줄여줍니다. 그만큼 어떤 ARS구축업체를 선택하느냐가 이후 운영 품질을

크게 좌우합니다. 업체를 알아볼 때 어떤 순서와 기준으로 접근하면 좋은지 살펴보겠습니다.

 

 

 

 

 

 

먼저 업체를 찾기 전에 우리 기업이 ARS로 무엇을 하고 싶은지부터 정리해야 합니다.

대표번호로 걸려오는 문의를 유형별로 분류해 상담원에게 연결하려는 것인지,

배송 조회나 주문 확인처럼 단순 조회를 자동으로 처리하려는 것인지, 야간이나

공휴일 안내 멘트를 설정하려는 것인지에 따라 필요한 기능과 구축 범위가 달라집니다.

목적이 정리되어 있어야 업체에 정확한 견적을 요청할 수 있습니다.

 

업체를 찾는 방법으로는 먼저 콜센터 솔루션 전문 업체의 홈페이지와 블로그를 살펴보는

방법이 있습니다. 구축 사례와 지원 기능, 문의 채널이 구체적으로 안내되어 있는지를

보면 업체의 전문성을 가늠할 수 있습니다. 가능하다면 같은 업종에서 ARS를

구축해 운영 중인 기업의 사례를 확인하거나 상담 과정에서 유사

업종의 구축 경험이 있는지 직접 물어보는 것도 좋은 방법입니다.

 

 

 

 

 

 

 

업체를 비교할 때 가장 먼저 확인할 것은 ARS 자체의 기능입니다.

메뉴 단계 구성이 자유로운지, 시간대별로 다른 멘트를 설정할 수 있는지,

이벤트 멘트를 쉽게 교체할 수 있는지 같은 기본 기능을 확인해야 합니다.

여기에 통화 대기 중 안내 멘트나 통화중 안내 설정까지

지원하는지도 함께 보면 활용 범위를 가늠할 수 있습니다.

 

두 번째는 다른 시스템과의 연동입니다. ARS는 단독으로 쓰이기보다 CTI, CRM,

콜백시스템과 함께 운영할 때 효과가 커집니다. 고객이 ARS에서 입력한 주문번호가

상담원 화면에 미리 전달되거나, 연결되지 못한 고객이 콜백 리스트에 자동 등록되는

구조를 지원하는지 확인해야 합니다. 연동이 어려운 업체를 선택하면

나중에 별도 개발이 필요해 추가 비용이 발생할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

세 번째는 운영 지원 범위입니다. ARS는 구축하고 끝나는 것이 아니라 이벤트나

정책 변경에 맞춰 멘트와 메뉴를 수정해야 합니다. 변경 요청 시 대응 속도는

어느 정도인지, 직접 수정이 가능한지 업체에 요청해야 하는지, 변경에 추가 비용이

드는지를 미리 확인해두면 운영 단계에서의 불편을 줄일 수 있습니다.

상담 인력까지 함께 지원하는 업체라면 콜쉐어링 방식으로 상담원 연결

업무까지 일괄 운영할 수 있어 관리 부담이 줄어듭니다. 콜쉐어링은 여러 기업의

인바운드 문의를 하나의 전문 상담 인력 풀이 함께 처리하는 구조입니다.

 

네 번째는 비용 구조의 투명성입니다. 구축비와 월 이용료, 회선 비용,

멘트 녹음 비용이 각각 어떻게 구성되는지, 추가 기능을 붙일 때 어떤 비용이

발생하는지를 항목별로 확인해야 합니다. 여러 업체의 견적을

같은 기준으로 비교하면 어디서 차이가 나는지 파악하기 쉽습니다.

 

 

 

 

 

 

 

마지막으로 안정성과 사후 지원도 점검해야 합니다. ARS는 전화가 몰리는 시간에도

끊김 없이 작동해야 하고, 장애가 발생했을 때 신속하게 복구되어야 합니다.

 

장애 대응 체계가 마련되어 있는지, 문의 시 담당자와 바로 소통할 수

있는지를 확인하면 운영 중 문제가 생겼을 때의 위험을 줄일 수 있습니다.

 

ARS구축업체가 고민이시라면, 지금 바로 킹콜에 문의해보세요!

 

 

 

 

 

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